Skattefri kørselsgodtgørelse til frivillige kræver den rette tilknytning

Skattefri kørselsgodtgørelse til frivillige handler om mere end at skrive kilometer i en kørebog. Først skal foreningen afklare, hvem der kører, og hvilken opgave turen vedrører. Ligningslovens § 7 M giver mulighed for skattefri godtgørelse til ulønnede bestyrelsesmedlemmer og frivillige, ulønnede medhjælpere, som hjælper med foreningens skattefri virksomhed. Medlemskabet giver altså ikke i sig selv adgang til godtgørelse. Kørslen skal være knyttet til en opgave, der udføres for foreningen. Alle foreningens aktiviteter er heller ikke nødvendigvis omfattet af bestemmelsen. Afklar derfor grundlaget, før kassereren indfører en fast rutine for udbetaling. Selv en omhyggeligt ført kørebog kan ikke rette op på, at en udbetaling fra begyndelsen er behandlet forkert.

Ulønnet arbejde skal holdes adskilt fra lønnede opgaver

Ordet frivillig er ikke i sig selv en skattemæssig kategori. En person kan hjælpe af interesse og samtidig modtage løn eller honorar for arbejdet. I den situation kan reglerne for ulønnede frivillige ikke uden videre bruges. Har samme person både lønnede og ulønnede funktioner i foreningen, kræver det en konkret vurdering af opgaverne og deres adskillelse. Skriv ned, hvilken funktion kørslen vedrører, frem for at lade alle personens ture indgå i samme afregning uden at skelne mellem dem. Refusion af dokumenterede udlæg og korrekt udbetalte skattefri godtgørelser er ikke det samme som løn. Men teksten på bankoverførslen afgør ikke den skattemæssige behandling. Den afhænger af de faktiske forhold, herunder hvad betalingen dækker.

Kørselsgodtgørelse for frivillige og turene fra hjemmet

For frivillige, der er omfattet af § 7 M, gælder en særlig undtagelse ved kørsel mellem hjem og arbejdssted: 60-dages-reglen finder ikke anvendelse. Gentagen kørsel mellem hjemmet og foreningens faste adresse mister derfor ikke automatisk muligheden for skattefri godtgørelse efter 60 arbejdsdage. Undtagelsen gælder dog ikke lønnede medarbejdere, blot fordi deres arbejdsgiver er en forening. Turen skal fortsat vedrøre arbejdet for foreningen, og de øvrige betingelser skal være opfyldt. Et medlems deltagelse i almindelige medlemsaktiviteter giver ikke i sig selv adgang til godtgørelse som frivillig medhjælper. Kørebogens beskrivelse af formålet skal derfor vise, hvilken opgave personen har udført. Det er ikke nok at skrive, at turen gik til klubhuset. Gratis Kørebog kan den frivillige bruge til at notere opgaven og ruten, men foreningen skal stadig kontrollere grundlaget for godtgørelsen.

Kørebogen skal vise den konkrete opgave og rute

Skattestyrelsens dokumentationskrav gælder foreningens bogføringsbilag. Det skal indeholde modtagerens navn, adresse og CPR-nummer samt kørslens dato, det erhvervsmæssige formål, kørselsmålet med eventuelle delmål, antal kørte kilometer, den anvendte sats og beregningen af godtgørelsen. Kørebogen kan indgå som bilag eller danne grundlag for en samlet kørselsafregning. Oplysningerne skal tilsammen være til stede og kunne knyttes til udbetalingen. En ulønnet materialeforvalter kan eksempelvis hente foreningens bolde på et lager og aflevere dem i hallen. En registrering med begge adresser og formålet »afhentning og levering af foreningens bolde« beskriver opgaven langt tydeligere end »frivilligt arbejde«. Den præcise beskrivelse giver kassereren et konkret grundlag for at kontrollere turen.

Faktiske kilometer frem for skøn og faste beløb

Godtgørelsen skal beregnes ud fra den faktiske, godtgørelsesberettigede kørsel i eget køretøj. Et fast månedligt beløb bliver ikke skattefrit, bare fordi det kaldes kørselsgodtgørelse. Et overslag over årets forventede ture kan bruges i budgettet, men kan ikke erstatte registreringen af de enkelte ture. Før derfor kørebogen løbende, mens rute og formål stadig er i frisk erindring. Private omveje skal ikke tælles med. Kilometertællerens stand ved start og slut er ikke et generelt obligatorisk felt i afregningsbilaget, men oplysningerne kan understøtte dokumentationen. Foreningen kan også kræve dem som led i sine egne procedurer. Et beregnet ruteforslag kan bruges ved kontrollen, men dokumenterer ikke, at turen faktisk er kørt. Ved samkørsel kan passagererne ikke også få kilometergodtgørelse for den samme kørsel.

Satser og kilometergrænser skal følges gennem året

Foreningen kan vælge at betale mindre end Skatterådets satser eller helt undlade at yde godtgørelse. Reglerne giver mulighed for skattefri udbetaling, ikke et automatisk krav på betaling. Brug den sats, der gælder for køretøjet og det år, hvor kørslen fandt sted. For bil og motorcykel gælder en højere sats indtil den årlige kilometergrænse og en lavere sats derefter. Grænsen på 20.000 km gælder pr. udbetaler. Foreningen skal derfor kunne følge den enkelte modtagers samlede godtgjorte kilometer gennem året. Hvis godtgørelsen overstiger satserne, kan hele beløbet blive skattepligtigt, medmindre den overskydende del håndteres særskilt som skattepligtig betaling efter de gældende regler. Kontrollér derfor både satserne og beregningen, og opdatér afregningsskabelonen ved årsskiftet.

Foreningens kontrol skal være mere end en underskrift

Som udbetaler har foreningen ansvaret for at kontrollere grundlaget for den skattefri godtgørelse. En underskrift kan ikke stå alene. Den, der godkender afregningen, skal forholde sig til formålet, datoerne, destinationerne, kilometerantallet, satsen og beregningen. Sammenhængen med modtagerens opgaver skal også fremgå tydeligt. Lad en anden end modtageren godkende afregningen, også når modtageren selv er kasserer eller formand. Notér, hvem der har kontrolleret bilaget, og hvornår det er sket. Der er ikke et generelt krav om at bruge en bestemt app eller blanket. Et regneark kan bruges, hvis oplysningerne er fyldestgørende, kontrollen er reel, og det godkendte grundlag bliver gemt sammen med regnskabsmaterialet.

Rettelser og personoplysninger kræver faste arbejdsgange

Fejl i kørebogen skal rettes, så det efterfølgende er muligt at se, hvad der er ændret. Opdages en forkert dato eller et dobbeltregistreret kørselsbilag, skal rettelsen kunne følges og knyttes til den oprindelige afregning. Er pengene allerede udbetalt, skal foreningen også håndtere det forkert udbetalte beløb og vurdere, om fejlen påvirker skattefriheden. Gem det godkendte bilag sammen med dokumentationen for betalingen efter de opbevaringsregler, der gælder for foreningen. CPR-numre kræver særlig omtanke og bør ikke fremgå af en delt køreliste, som alle frivillige kan åbne. De nødvendige personoplysninger kan registreres særskilt med begrænset adgang, så længe de entydigt kan forbindes med kørselsbilagene. Giv kun adgang til personer, der har brug for oplysningerne i deres arbejde med afregning, kontrol eller bogføring.